Bandung, 6 Desember 2024 – Tim Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Universitas Lampung (Unila) melaksanakan kunjungan ke JDIH Institut Teknologi Bandung (ITB) untuk mempelajari sistem pengelolaan dokumentasi hukum yang diterapkan oleh ITB. Terutama dalam aspek integrasi sistem, alur kerja, dan konsep pengelolaan dokumen hukum yang lebih terstruktur di lingkungan perguruan tinggi.

Sistem JDIH di Unila masih dalam tahap pengembangan dan belum terintegrasi secara penuh. Sebagian besar dokumen hukum yang dihasilkan oleh unit kerja di Unila masih diolah secara terpisah, dan proses pengunggahan ke JDIH dilakukan secara manual oleh admin masing-masing unit. Hal ini menjadi tantangan yang mendorong Unila untuk mencari inspirasi dari institusi yang sudah lebih maju dalam implementasi JDIH, seperti ITB.

Dalam kunjungan tersebut, tim JDIH ITB memaparkan konsep sistem yang mereka kembangkan. Di ITB, JDIH terintegrasi langsung dengan sistem E-Office, yang berfungsi sebagai pusat pengelolaan Naskah Dinas Elektronik. Sistem ini memungkinkan setiap unit kerja untuk membuat, menandatangani, dan mengunggah dokumen hukum secara langsung. Proses ini mencakup pengisian metadata, pengambilan nomor dokumen, hingga sinkronisasi otomatis ke dalam JDIH.

Dokumen-dokumen ITB ini dikategorikan akesebilitas berdasarkan tingkat terbuka untuk publik, internal, atau bersifat rahasia. Alur pengelolaan dokumen hukum di ITB juga mencakup tahapan review oleh Kantor Hukum untuk memastikan kesesuaian dengan aturan dan format yang berlaku sebelum dokumen tersebut dipublikasikan.

Meskipun ITB tidak memiliki jurusan hukum, namun tetap memiliki semangat yang kuat untuk mengelola dokumentasi hukum dengan integrasi JDIH dengan E-Office, untuk mendukung kebutuhan informasi hukum secara praktis, efisien, dan sesuai regulasi. ITB juga berkomitmen untuk terus meningkatkan tata kelola dokumen hukum demi mendukung transparansi dan akuntabilitas institusi dalam menghadapi 4 tantangan. Pertama, tata naskah dinas yang mewajibkan ITB mengelola 20 jenis naskah dinas dalam satu sistem. Kedua, arsip ITB yang dinamis, utuh, dan tetap terjaga keasliannya. Ketiga, Kategori Informasi Publik (KIP) yang setiap informasi hukum wajib disediakan kepada publik. Keempat, Reformasi Birokrasi.

Deni Achmad, SH.H., M.H. menyampaikan apresiasi mereka terhadap sistem terintegrasi dan efisiensi proses yang diterapkan di ITB. Mereka juga berdiskusi mengenai pengelolaan dokumen non-hukum, seperti monografi dan artikel ilmiah, yang turut diakomodasi dalam sistem JDIH ITB.

Kunjungan ini menjadi langkah positif dalam mempererat kerja sama antarperguruan tinggi untuk membangun sistem JDIH yang lebih baik. Dan sama sama belajar dalam mengembangkan sistem dokumentasi hukum yang lebih modern dan efisien dan dapat mengimplementasikan praktik terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan konteks institusi masing-masing.